KOMUNIKIMI

KOMUNIKIMI
Komunikimi paraqet procesin në të cilin informatat barten nganjë person në personin tjetër. Komunikimi në esencë paraqet bartjen, pranimin dhe kuptimin e të dhënave, sinjaleve apo informatave. Rëndësia e komunikimit për menaxherin qëndron në faktinse pjesën më të madhe të kohës ia kushton komunikimit. Komunikimi paraqet mjetin me ndihmën e të cilit e bindim, e informojmë, e motivojmë dhe e udhëheqim individinkah qëllimi grupor. Aftësia për komunikim ndënjerëzor është komponent esenciale në aftësinë dhe përvojën menaxherike. Modeli i komunikimit përshkruan aktivitetet e kodimit, transmetimit, dekodimit dhe sigurimit të lidhjeve prapavajtëse kthyese. Kodimi nënkupton zgjedhjen e simboleve me ndiihëm e të cilave dërgohet porosia, ku bëjnë pjesë jo vetëm fjalët e shkruara dhe të folura, por edhe gjestet, intonimet, mimikat dhe mjetet e tjera të cilat përdoren për shprehje. Në dërgimin e porosisë aktivizohen edhe një sërë faktorësh (mediumi dhe kanalet). Mediumi paraqet mjetet me ndihmën e të cilave transmetohet porosia (fjalët, fotografitë dhe aktivitetet). Fjalët janë mediumi dominues me të cilin shërbehemi dhe atë qoftë si fjale e folur apo e shkruar. Fotografitë janë mediume mjaft efikase, sidomos kur janë të shoqëruara me fjalë. Kanali bën transmetimin, ai paraqet rrugën më ndihmën e të cilës porosia shkon gjer te marrësi.
Kanalet dhe Rrjedhat Komunikative – mund të jenë:
a) Komunikimi me Nivele më të Ulëta – Nga nivelet e larta gjer te ato të ulëta apo nga këshilli drejtues gjer te punëtorët, porositë shkojnë te poshtë. Në të shumtën e rasteve këto porosi mund të jenë si: udhëzime të drejpërdrejta se çka duhet të punohet, kur dhe si të punohet, informatambi politikën e organizatës, rregullat, përvojat. Komunikimi me nivele të ulëta është i lidhur edhe me idenë e autoritetit. Sipas Chester Barnard, komunikimi mund të pranohet si autoritet vetëm në këto raste: 1) kur mund të kuptojë porositë, 2) kur beson se porosia është në harmoni me qëllimet e organizatës, 3) kur beson se porosia është në harmoni me interesin e tij dhe të përgjithshëm, 4) kur mund dhe ka aftësi fizike e mendore të kryejë aktivitete që dalin nga përmbajtja e porosisë.
b) Komunikimi me Nivele më të Larta – Komunikimi me nivele më të larta në kuptim informativ përfshinë:
1) informatat mbi individët (punët e tyre dhe problemet)
2) informatat mbi anëtarët e tjerë të grupeve (punën e tyre dhe problemet)
3) projeksionet dhe vlerësimet mbi atë se çka duhet të punohet dhe si duhet të punohet.
Te organizatat afariste komunikimi me “lartë“ bëhet kryesisht në këto fusha: raportet mbi afarizmin, çështjet rreth kuadrit (rekomandimet për ndërrime, gradime apo përparime, problemet rreth planeve dhe borxhit, çështje të tjera financiare, etj.). Esenca e komunikimit me “lartë” ekziston në mundësinë e sigurimit të kanaleve për informatat kthyese të anëtarëve të organizatës (punëtorëve).
c) Komunikimi Horizontal (lateral) – mundëson rrjedhën laterale apo horizontale, u mundëson njësive organizative bashkëpunim midis vete pa ndonjë kushtëzim formal – mekanik të komunikimit me nivele të larta apo të ulëta. Henry Fayol zhvilloi idenë e “kalimit” ku mundëson që komunikimi të realizohet jashtë vijave të përcaktuara të autoritetit, por me kusht që të gjithë të pajtohen dhe mbikëqyrësit të jenë të informuar për këtë. Ideja e “kalimit” bën të mundshëm komunikim të shpejtë dhe të sigurtë lateral pa ndonjë ngarkesë të kanaleve të komunikimit.
Komunikimi Joformal – lëvizja dhe rrjedha informative në nivel të organizatës parashtron nevojën e ekzistimit apo të ndërtimit të disa kanaleve të tjera të komunikimit, të cilat nuk janë të parapara me strukturën komunikative formale, por janë të nevojshme në situata të ndryshme kohore – funksionale me qëllim të realizimit të komunikimit normal. Zhvillimi i sistemit të komunikimit jozyrtar është shprehje e nevojës elementare për t’u njohur apo informuar mbi punën e punëtorëve, aktivitetin e kompanisë dhe punën e të tjerëve. Në të shumtën e rasteve ky sistem i komunikimit është i zhvilluar në aspektin verbal (gojor) kështu që shpesh mund të marrë dimensione të padëshiruara në interpretim dhe transmetim. Sistemi i komunikimit jozyrtar (joformal) ka efekte pozitive dhe negative për organizatën. Ana e dobishme qëndron në faktin se mund të ndihmojë apo të plotësojë sistemin zyrtar (formal) të komunikimit, kurse ana e dëmshme qëndron në dobësitë që mund t’i shkaktojë ky sistem në sistëmin e përgjithshëm të komunikimit. Kanalet jozyrtare të komunikimit mund të përdoren dhe të kenë efekte pozitive atëherë kur dëshirohet lansimi i shpejtë dhe i gjerë i lajmit.
Pengesat në Komunikim – faktorët që vështirësojnë rrjedhën normale të porosive janë:
a) fjalët – janë simbole të cilat i shfrytëzojmë për të shprehur idetë. Mënyra se si i zgjedhim ato, se si i përdorim dhe çfatë kuptimi u japim njëkohësisht sjell edhe probleme. Fjala e njëjte mund të ketë kuptime të ndryshme.
b) njerëzit – ekzistimi i karakteristikave të ndryshme, personaliteteve të ndryshme, vetive të ndryshme dhe rrethanave të ndryshme përveq që është pasuri e vlerës njerëzore është edhe kufizim i realizimit të shumë aktiviteteve në lëminë e komunikimit.
c) natyra e strukturës organizative – mund të paraqet pengesë në komunikim dhe atë në dy raste: qoftë si strukturë e mangët organizative (pa kanale dhe rrjedha të definuara organizative komunikuese), qoftë si strukturë shumë e ndërlikuar organizative që mund të krijojë situata të komplikuara dhe të paqarta në rrjedhat komunikative.
Drejtimet kryesore dhe aktivitetet e nevojshme me qëllim të shmangies së pengesave që paraqiten në fushën e komunikimit në nivel të organizatës mund të jenë: 1) përmirësimi i dërgimit dhe pranimit, 2) sigurimi i lidhjeve prapavajtëse dhe 3) përmirësimi i strukturës organizative.
ZOTËSIA
Zotësia e ka kuptimin e mënyrës së ndikimit të një personi apo grupi në personin apo grupin tjetër, ndërsa ndikimi mund të definohet si proces në të cilin individi apo grupi i shtyn të tjerët për të prodhuar ndonjë efekt të qëllimshëm. Nuk duhët identifikuar zotësinë me forcën, sepse zotësia është forca latente, ndërsa forca është manifestim që duket sheshazi. Burimi i zotësisë definohet kështu: zotësia e një personi apo grupi ndaj personit apo grupit tjetër është funksion i varshmërisë së personit apo grupit tjetër nga i pari në procesin e këmbimit reciprok.
Burimet e Zotësisë – ekzisotjnë 3 burime të zotësisë:
1) burimet individuale – janë: njohuritë profesionale, interesi për vendin e punës dhe karakteristikat personale. Me njohuritë personale nënkuptojmë njohuritë mbi fusha të veçanta të aktiviteteve apo problemeve qoftë të arritura me studime intensive qoftë me punë praktike. Njohuritë profesionale vetëvetiu nuk paraqesin burim të zotësisë, por së pari mund të jenë burim i prestigjit shoqëror të individit, i cili ka këto njohuri. Mirëpo ato mund të bëhen burim i zotësisë nëse e bëjnë ekspertin, përkatësisht individin të rëndësishëm për organizatën. Veti personale e cila mund të jetë burim i zotësisë është edhe tërheqja personale, që del nga vetitë e tërësishme personale të individit. Nga këta persona të tjerët kërkojnë pëlqime, këshillime e të ngjashme, por ai me këtë mund të kufizojë disa të drejta të të tjerëve dhe njëkohësisht mbi ta krijon shkallë ta caktuar të zotësisë.
6:27 PM 6
2) burimet grupore – të zotësisë përfshijnë koalicionet ndërpersonale, në rend të parë klikat joformale. Shumica e individëve në organizatë kanë zotësi të vogël si individë, por kur shoqërohen në grupe mund të arrijnë shkallë të lartë zotësie, p.sh. nëse një person refuzon të punojë derisa nuk i plotësohen disa kërkesa personale, ai me këtë mund t’i shkaktojë dëm të madh organizatës, atë organizata lehtë mund t’a largojë. Mirëpo, nëse një grup refuzon punën (greva), krijon dëm edhe më të madh dhe organizata ndryshe do të sillet me kërkesat e grupit. Nga kjo del se koalicionet ndërpersonale janë armë me të cilat në marrëdhënie të caktuara të zotësisë mund të shërbehen edhe punëtorët edhe menaxherët.
3) burimet organizative – përfshijnë: 1) pozita për pushtet, 2) pozita strategjike në proceset komunikative, 3) rëndësia funksionale e vendit të punës. Pushteti është burim i zotësisë. Kuptimi i pushtetit definohet në kuptim të pozitës formale në organizatë, e cila bartësit të pushtetit i jep të drejtë për urdhërdhënie. Pushteti parasupozon marrëdhënie njëdrejtimëshe të zotësisë midis mbikëqyrësit dhe inferiorit. Pozita strategjike në procesin e interaksioneve midis pjesëve paraqet bazë të fortë për zotësinë. Kjo mund të tregohet me shembullin e sekretareshës së udhëheqësit të organizatës, e cila mund të ketë shkallë relativisht të lartë të zotësisë së vërtetë mbi udhëheqësin, përkatësisht në marrjen e vendimeve në organizatë.